En av de största utmaningarna som företag står inför när det kommer till datasäkerhet är att saker och ting alltid verkar förändras. Varje gång du introducerar ett nytt IT-system eller teknologi i din organisation måste du ta reda på hur du använder det och ta reda på hur du skyddar all data som är kopplad till den. Till synes enkla saker som att välja en hårddiskdestruktionstjänst eller att byta ut en gammal enhet kan verka skrämmande när något så viktigt som datasäkerhet händer.
Denna hög med gamla bärbara datorer kasseras, inklusive säker hårddiskförstöring. Företagsledare börjar inse att dataförstöringsprocessen de har använt under de senaste åren kanske inte är så säker som de borde vara.
Att koppla ur föråldrad teknik och skicka den vidare till din hårddiskdestruktionstjänst är inte nödvändigtvis tillräckligt för att helt skydda din organisations känsliga data. Det är därför många företag har börjat införliva processer för bortskaffande av IT-tillgångar i sina dataförstöringspolicyer.
Vad är avyttring av IT-tillgångar?
IT Asset Disposal eller ITAD är processen för avveckling och kassering av elektronisk utrustning och allt som lagrar data. Detta är en term som ofta används i dataintensiva branscher, men alla företag kan följa ITADs bästa praxis. I grund och botten är tanken att ta ett mycket omfattande tillvägagångssätt för att skydda din data när du blir av med någon enhet, även innan du lämnar över dem till din hårddiskdestruktionstjänst. ITAD-principerna kräver också den säkraste och ansvarsfulla hanteringen av avvecklad utrustning.
Kanske tänker du, "Vi har strimlat våra filer och utrustning och använt vår pålitliga hårddiskdestruktionstjänst - gör vi inte ITAD?"
Kanske är du! Alternativt kan dina datasäkerhetsprocesser ha svagheter och en ITAD-driven metod för att förstöra data kommer att överbrygga dessa luckor.
Hur använder ett företag ITAD?
Hur din organisation omsätter ITAD i praktiken beror verkligen på din bransch och dina behov. Det finns faktiskt ITAD-företag som är specialiserade på att hjälpa företag att avveckla och göra sig av med IT-utrustning. En sådan tjänst kan till exempel vara användbar om ett företag vill ta ut alla servrar i sitt datacenter och inte har interna IT-specialister för att radera all data från dessa servrar.
En annan situation där ITAD-tjänster kan hjälpa till är när en verksamhet ingår ett avtal med en kund som föreskriver att kundens uppgifter av någon anledning inte får lämna affärslokalen. Eller om ditt företag vill donera sin gamla IT-utrustning till en annan organisation, men måste vara helt säker på att dess data raderas först. I dessa fall kan det vara meningsfullt att ta in ett IT-tillgångsföretag som kan ta bort och avveckla all utrustning på plats innan den tas bort för bortskaffande.
Men de flesta företag kan hantera sina egna ITAD-program internt och arbeta med ett pålitligt företag för att förstöra data för slutligt omhändertagande. Målet här är bara att se till att du fattar de bästa besluten varje steg på vägen när du hanterar föråldrad elektronik.
ITADs bästa praxis
Om din organisation redan har stränga datasäkerhetsprocesser på plats, har du förmodligen redan ITADs bästa praxis på plats. Dessa tre övningar är tester – du bör göra alla tre samtidigt.
Glöm inte att gå i pension. Även om du har ett välrenommerat dataförstöringsföretag som sköter omhändertagandet av din verksamhets föråldrade elektroniska utrustning finns det alltid en viss risk när du avstår från kontrollen över företagets utrustning som fortfarande innehåller data. Om din dataförstöringspolicy inte redan kräver att data raderas innan enheten lämnar dina lokaler, ändra den nu.
Hantera e-avfall ansvarsfullt. Ett välskött ITAD-program säkerställer att all föråldrad utrustning i din verksamhet kasseras på ett ansvarsfullt sätt efter avvecklingen. Om dina hårddiskar och andra datalagringsenheter strimlas eller på annat sätt förstörs (istället för att doneras eller säljs), bekräfta att allt återvinningsbart material har återställts av din destruktionstjänst. Bekanta dig med gällande lagar om e-avfall och lokala källor för e-avfall för att på ett säkert sätt kassera all teknik som kräver speciell hantering.
Dokumentera allt. ITAD ska skapa skriftliga register. Håll register över eventuella serienummer eller andra identifierande detaljer om all teknik du vill bli av med. Spåra spårbarhetskedjan och den fysiska platsen för varje avvecklad artikel när den flyttar ut från ditt företag. Samla ett intyg om förstörelse från din hårddiskdestruktionstjänst för att spara i dina register.
Hjälp ditt företag att hantera bortskaffande av IT-tillgångar på det säkraste och mest kostnadseffektiva sättet. vi är mer än bara hårddiskdestruktionstjänster - vi är en resurs som du kan vända dig till för alla frågor du har om att skydda ditt företags data. Kontakta mig idag!